1. Isikuandmete töötlemise eesmärgid ja õiguslikud alused
1.1. Tartu Hooldekodu töötleb isikuandmeid eelkõige avaliku ülesande, seadusest tuleneva
kohustuse või lepingu täitmiseks vastavalt seadusele ja nende alusel antud õigusaktidele.
1.2. Tartu Hooldekodu täidetav avalik ülesanne on väljaspool kodu üldhooldusteenuse
osutamine, mida Tartu Hooldekodu pakub sotsiaalhoolekande seaduse ja Tartu
Hooldekodu põhimääruse alusel.
1.3. Hooldekodu teiste teenuste pakkumisel töötleb hooldekodu isikuandmeid isikuga
sõlmitud lepingu täitmiseks ehk töötleb andmeid, ilma milleta konkreetset teenust
pakkuda ei saa.
1.4. Õiguslik alus võib tuleneda ka hooldekodule pandud juriidilise kohustuse täitmiseks.
Sellised kohustused tulenevad näiteks maksukorralduse alastest seadustest,
raamatupidamise seadusest, töölepingu seadusest jms.
1.5. Kui isikuandmeid ei töödelda avaliku ülesande, seadusest tuleneva kohustuse või
lepingu täitmiseks, küsib hooldekodu nõusolekut isikuandmete töötlemiseks.
Nõusoleku alusel isikuandmete töötlemisel teavitatakse töödeldavatest isikuandmetest
ja töötlemise eesmärgist nõusoleku võtmisel.
2. Isikuandmete töötlemine üldhooldusteenuse osutamisel
2.1. Üldhooldusteenusel viibiva isiku (edaspidi kliendi) isikuandmeid töödeldakse kliendi
hooldus- ja tervishoiuteenuse vajaduse hindamiseks, et tagada kliendi turvalisus ja
toimetulek hooldusteenuse kasutamise ajal.
2.2. Hooldekodu saab isikuandmeid kliendilt endalt ja Tartu Linnavalitsuse sotsiaal- ja
tervishoiuosakonnast või mõne teise kohaliku omavalitsuse ametiasutusest, kui
teenusele suunamine toimub nende otsusel.
2.3. Hooldekodu töödeldavate isikuandmete koosseis:
2.3.1. kliendi ees- ja perekonnanimi, isikukood;
2.3.2. andmed kliendi tervisliku seisundi, sh talle määratud ravimite kohta hooldusplaani
täitmiseks ning tervishoiuteenuse vajaduse hindamiseks ja korraldamiseks;
2.3.3. kliendi nõusolekul tema usuline kuuluvus usuliste toimingute tagamiseks;
2.3.4. kliendi nõusolekul tema lähedaste ja/või kontaktisikute andmed, et vajaduse korral
oleks võimalik ühendust võtta;
2.3.5. kui teenuse rahastamisel osaleb kolmas isik, siis teenuse rahastaja nimi, isikukood
ja kontaktandmed ning andmed teenuse eest tasumise kohta.
2.4. Kliendiandmeid hoitakse hooldekodu hallatavas elektroonilises andmebaasis või
paberkandjal lukustatavas kapis. Raamatupidamisarvestuseks kasutatakse Tartu
Linnavalitsuse ja tema hallatavate asutuste ühine raamatupidamistarkvara Dynamics
365 FO, mille vastutav töötleja on Tartu Linnavalitsus.
2.5. Hooldekodu töötajatel on ligipääs isikuandmetele vaid sellises mahus, mil seda tööks
vaja läheb. Kõik töötajad kohustuvad hoidma isikuandmeid konfidentsiaalsena,
sealhulgas on keelatud nende avalikustamine, paljundamine, müümine, edastamine või
muul viisil juurdepääsu võimaldamine kolmandatele isikutele nii hooldekodus
töötamise ajal kui tähtajatult pärast töösuhte lõppemist.
2.6. Hooldekodu tagab, et on välistatud kolmandate isikute juurdepääs andmetele ning
andmete kaitse juhusliku või tahtliku volitamata muutmise, juhusliku hävimise,
tahtliku hävitamise, avalikustamise, kaotsimineku jms eest.
2.7. Hooldekodus pakub klientidele õendusabiteenust osaühing TNP Konsultatsioonid
(registrikood 10393762). Õendusabi on tervishoiuteenuste korraldamise seaduse alusel
pakutav tervishoiuteenus ning selle käigus kogutud terviseandmeid hooldekodu ei
töötle.
3. Hooldekodu külastajate isikuandmete töötlemine
Hooldekodu turvalisuse tagamiseks registreerib külastajaid hooldekodu valvelaua töötaja.
Elektroonilisse külastuspäevikusse märgitakse külastaja nimi isikut tõendava dokumendi
alusel (ID kaart, juhiluba), külastuse algus- ja lõpuaeg ning külastaja seos teenuse kasutajaga.
Hooldekodu elanike külastajate andmeid kasutatakse vajadusel lisainfo saamiseks ilmnenud
probleemide korral. Näiteks kliendile toodud keelatud ainete tuvastamisel, kaduma läinud
vara või muude tekkinud küsimuste ja probleemide korral (mäluhäiretega inimeste
probleemid).
Andmetele on ligipääs valvelaua töötajal ja hooldekodu juhtkonnal. Külastuspäeviku
andmeid säilitakse hooldekodu serveris 1 aasta.
4. Videovalve hooldekodus
Hooldekodu territooriumil kasutatakse jälgimisseadmestikku (kaameravalvet) hooldekodus
olevate isikute ja töötajate turvalisuse tagamiseks ning hooldekodu vara kaitseks.
Jälgimisseadmestikku kasutatakse üksnes ühiskasutatavates ruumides (koridorides) ning
õuealal ja sissepääsude juures. Kaameravalve kasutamise vajalikkus on selgitatud täpsemalt
õigustatud huvi analüüsis, millega saab tutvuda juhataja juures.
5. Isikuandmete töötlemine selgitustaotluse, märgukirja või teabenõude esitamisel
5.1. Selgitustaotluse, märgukirja või teabenõude esitamisel töötleb hooldekodusse pöörduja
isikuandmeid talle vastamise eesmärgil.
5.2. Kui vastamiseks tuleb teha täiendavaid järelpärimisi, avaldab pöörduja isikuandmeid
üksnes minimaalses ulatuses, mis on selle eesmärgi täitmiseks vajalik.
5.3. Kui saabunud selgitus taotlusele/märgukirjale/teabenõudele vastamine on teise asutuse
pädevuses, siis edastab hoolekodu selle nimetatud asutusele ja teavitab pöördujat
vastavast edastamisest.
5.4. Hooldekodu registreerib dokumendiregistris kõik oma tegevuse käigus koostatud ja
saadud dokumendid. Avaliku teabe seaduse kohaselt peavad kirjavahetuse andmed
olema nähtavad dokumendiregistri avalikus vaates. Eraisikust kirja saatja või saaja nime
ei avalikustata ning dokumendiregistri avalikus vaates on nähtavad üksnes eraisikust
saatja või saaja nime initsiaalid. Hooldekodu eeldab, et juriidilise isiku või asutuse
nimel pöörduja kasutab mitte oma era-, vaid tööalaseid kontaktandmeid. Sellised
kontaktandmed on dokumendiregistris avalikud.
5.5. Hooldekodu kasutab Tartu Linnavalitsuse ja tema hallatavate asutuste ühist
dokumendihaldussüsteemi, mille vastutav töötleja on Tartu Linnavalitsus.
6. Isikuandmete töötlemine tööle kandideerimisel
6.1. Tööle kandideerimisel töödeldakse kandideerija poolt avaldatud isikuandmeid, et
hinnata kandidaadi sobivust vastavale töökohale.
6.2. Sobivuse hindamiseks võib hooldekodu lisaks koguda kandidaadi kohta täiendavat
teavet avalikest allikatest. Kandidaadil on õigus saadud teabega tutvuda ja esitada
omapoolsed selgitused-vastuväited.
6.3. Hooldekodu eeldab, et kandideerimisdokumentides esitatud soovitajatele on
kandideerija andnud nõusoleku enda kohta käivatele küsimustele vastamiseks, samuti
on soovitajad nõustunud sellega, et hooldekodu nende poole teabe saamiseks pöördub.
6.4. Enne töölepingu sõlmimist kontrollib hooldekodu karistusregistrist, ega ei esine
asjaolusid, mis välistaks töötaja töölevõtmist hooldusteenust osutava isikuna.
Sotsiaalhoolekande seaduse § 22 lõige 5 sätestab, et teenust ei tohi vahetult osutada isik,
kelle karistatus tahtlikult toimepandud kuriteo eest võib ohtu seada teenust saama
õigustatud isiku elu, tervise ja vara. Samasisulist päringut teostatakse regulaarselt 1 kord
aastas.
6.5. Värbamisprotsessi raames saadud dokumente säilitab hooldekodu värbamisprotsessis
tekkivate võimalike õigusvaidluste lahendamiseks kuni 1 aasta. Kandideerimisel
edukaks osutunud kandidaadi tööle asumisest loobumisel või katseaja mitteläbimisel
võib hooldekodu kasutada kandideerimisavaldusi paremusjärjestuses järgmisele
kandidaadile tööle asumise ettepaneku tegemiseks.
7. Isikuandmete avalikustamine ja edastamine
7.1. Kui dokument sisaldab avalikustamisele mittekuuluvaid andmeid, tunnistatakse see
dokumendiregistrisse kandmisel asutusesiseseks kasutamiseks vastavalt avaliku teabe
seaduses sätestatud juurdepääsupiirangute alustele.
7.2. Hooldekodu ei jaga isikuandmeid kolmandate isikutega, sh ei anna teavet hooldekodus
viibimise fakti kohta, välja arvatud juhul, kui andmete edastamise kohustus tuleneb
seadusest või selle alusel antud õigusaktist (näiteks kohalikule omavalitsusele, maksu-
ja tolliametile, tervisekassale, sotsiaalkindlustusametile, tervishoiuteenuse osutajale).
Lisaks võib hooldekodu edastada isikuandmeid asutusele või isikule nende taotlusel, kui
neil on otsene seadusest tulenev õiguslik alus neid küsida (näiteks uurimisasutus,
kohtuväline menetleja või kohus)
8. Isikuandmete säilitamine
8.1. Hooldekodu lähtub põhimõttest, mille kohaselt töödeldakse isikuandmeid seni, kuni see
on konkreetse eesmärgi täitmiseks vajalik.
8.2. Kliendiga hoolduslepingu lõpetamisel kliendi isikuandmed klientide andmebaasist
kustutatakse ning toimik koos hooldusplaaniga säilitatakse hooldekodu arhiivis, millele
on ligipääs vaid personalijuhil ja sekretäril.
8.3. Dokumentide säilitamistähtajad on kehtestatud Tartu Linna ametiasutuste ja
ametiasutuste hallatavate asutuste dokumentide loetelus. Dokumente säilitatakse
vastavalt sarjadele ette nähtud säilitustähtaja lõpuni, mille saabumisel dokumendid
hävitatakse. Üldjuhul säilitab hooldekodu sotsiaalhoolekande alaseid dokumente 5
aastat, lepinguid 10 aastat.
9. Isikuandmetega seotud rikkumistele reageerimine
9.1. Kui toimub isikuandmetega seotud rikkumine ja see kujutab endast tõenäolist ohtu
inimese õigustele ja vabadustele, siis teavitab hooldekodu rikkumisest Andmekaitse
Inspektsiooni ning võtab kasutusele meetmed, et rikkumine viivitamata lõpetada.
9.2. Kui rikkumise tulemusena tekib isiku õigustele ja vabadustele tõenäoliselt suur oht, siis
teavitame sellest ka isikut ennast. Teavituse eesmärk on võimaldada isikul endal võtta
vajalikke ettevaatusabinõusid olukorra leevendamiseks.
10. Isikute õigused
10.1. Järgnevate õiguste teostamiseks pöörduda Tartu Hooldekodu poole e-posti aadressil
hooldekodu@tartuhooldekodu.ee:
– õigus saada teavet, milliseid andmeid ja kuidas Tartu Hooldekodu töötleb. Sellisele
pöördumisele vastab hooldekodu hiljemalt ühe kuu jooksul. Vastamise tähtaega on
võimalik pikendada 60 päeva võrra, võttes arvesse päringule vastamise keerukust ja
taotletavate andmete mahtu;
– õigus nõuda isikut ennast puudutavate isikuandmete parandamist, kui need on
muutunud või muul põhjusel ebapiisavad, puudulikud või väärad;
– õigus nõuda ka mittetäielike isikuandmete täiendamist tulenevalt konkreetse
töötlemise eesmärgist;
– õigus nõuda oma isikuandmete töötlemise piiramist või kustutamist teatud kindlatel
juhtudel. Eelkõige juhul, kui hooldekodul ei ole isikuandmete töötlemiseks (enam)
seaduslikku alust. Isikuandmete kustutamist ei ole õigus nõuda selliste andmete
puhul, mida töödeldakse seaduse alusel või lepingu täitmiseks ning isikuandmete
töötlemise eesmärk ei ole ära langenud, sealhulgas ei ole saabunud kogutud andmete
säilitamise lõpptähtaeg.
– õigus isikuandmete töötlemiseks antud nõusolek igal ajal tagasi võtta.
10.2. Isikuandmetega tutvumiseks peab hooldekodu olema veendunud, et tegemist on isikuga,
kellel on õigus vastavaid andmeid saada. Nimetatud eesmärgil on hooldekodul õigus
nõuda huvitatud isiku tuvastamiseks täiendava teabe esitamist.
10.3. Hooldekodu keeldub isikuandmetega tutvumise soovi täitmast üksnes siis, kui see võib:
– kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi;
– kahjustada riiklikku julgeolekut;
– takistada või kahjustada süüteo tõkestamist, avastamist, menetlemist või karistuste
täideviimist.
10.4. Kõikidel on õigus esitada igal ajal vastuväiteid hooldekodu otsuste ja tegevuse peale
vaidena, pöörduda halduskohtusse või kaebusega Andmekaitse Inspektsiooni poole.
11. Andmekaitsespetsialist
Isikuandmete töötlemise toiminguid puudutavate täiendavate küsimuste korral pöörduda
andmekaitsespetsialisti poole aadressil andmekaitse@tartu.ee.